EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ab 25.05.2018
Erläuterung, Änderung und Freigabeerklärung

Sehr geehrte Damen und Herren,

wie Sie sicherlich bereits gehört oder gelesen haben, tritt zum 25.05.2018 die neue EUDatenschutzgrundverordnung (DSGVO) in Kraft und damit auch die Anpassungen an deutsches Datenschutzrecht. Zuerst denkt man an große Firmen, wie Google oder Facebook, die wahrscheinlich auch der Grund für die Neuerungen waren. Allerdings gilt das Gesetz für alle, auch für den kleinen Turnverein auf dem Lande oder den alleine arbeitenden selbstständigen Installateur.

Die DSGVO soll vor allem die Grundrechte natürlicher Personen und derenpersonenbezogenen Daten schützen. Dies bringt einige umständliche Veränderungen in unserem täglichen Umgang miteinander mit sich, die wir Ihnen im Folgenden erläutern wollen. Der Einfachheit halber beschränken wir uns allerdings auf die uns als Hausverwaltung und Immobilienvermittlung betreffenden Neuerungen.

• Es gelten 7 Grundsätze (Kapitel 2, Artikel 5):
  Art. 5.1a: „Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben, Transparenz“: die personenbezogenen Daten werden nur so verwendet, wie vorher angegeben, d.h. nur für unsere im Rahmen der Hausverwaltung notwendigen Tätigkeiten. Es gibt keine geheime Verarbeitung von Daten.
• Art. 5.1b: „Zweckbindung“: der Grund für die Datenerhebung muss vorher mitgeteilt werden, bei uns ist es die Verwaltung des Objektes bzw. der Mietverhältnisse oder die Vermittlung von Kauf- und Mietimmobilien. Eine Weitergabe an Dritte (z. B. an Handwerker zur Terminvereinbarung) darf nur mit Einwilligung oder mit einem Rechtfertigungsgrund (z.B. Gefahr in Verzug) erfolgen.
• Art. 5.1c: „Datenminimierung“: Wir dürfen nur die Daten erheben, die für unsere Arbeit notwendig sind.
• Art. 5.1d: „Richtigkeit“: wir dürfen nur Daten verwenden, von denen wir gewährleisten können, dass sie korrekt sind. Falsche Daten müssen sofort gelöscht bzw. korrigiert werden.
• Art. 5.1e: „Speicherbegrenzung“: die Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie sie benötigt werden. Danach müssen sie gelöscht oder anonymisiert werden.
• Art. 5.1f: „Integrität und Vertraulichkeit“: Wir müssen geeignete technische Maßnahmen ergreifen, um die Daten vor unrechtmäßiger Nutzung und Schädigung oder Verlust zu schützen.
• Art. 5.2: „Rechtschaffenheit“: Wir sind für die Einhaltung des Absatzes 1 verantwortlich und müssen dessen Einhaltung nachweisen können.

Weiterhin ist in der Verordnung festgehalten, wie bei Weitergabe der Daten an Behörden und Drittländer umzugehen ist, dass es einen Europäischen Datenausschuss gibt, der für die Einhaltung verantwortlich ist, außerdem weitere Vorschriften für besondere Vertragssituationen und andere gesetzliche Bestimmungen. Dies alles hat aber für unsere kleine Hausverwaltung und Immobilienvermittlung normalerweise keine Relevanz.

Im Alltag bedeutet das für uns und Sie, dass wir bei jedem Kontakt, egal ob am Telefon, per Email/Briefverkehr oder bei einem persönlichen Gespräch, nur Auskunft geben dürfen, wenn uns eine unterschriebene Freigabeerklärung für die Verwendung Ihrer Daten vorliegt. Z.B. dürfen wir nicht mit dem Mieter Ihrer Wohnung Kontakt aufnehmen wegen einer notwendigen Reparatur, wenn wir von dem Mieter keine Freigabeerklärung haben. Ein anderes Beispiel: Ein Vater zahlt für seine Tochter die Miete und ruft an, um die Höhe der Mietzahlung zu erfragen. Auch hier dürfen wir keine Auskunft geben, auch wenn wir die Person eigentlich kennen.

Vor allem für die korrekte Erstellung Hausgeld-, bzw. der Heiz- und Nebenkostenabrechnungen ist ein reibungsloser Umgang mit Drittanbietern wie Handwerker und Heizkostenabrechnungsfirmen zwingend erforderlich

Daher finden Sie im Anhang eine Freigabe für die Datennutzung im Rahmen unserer regulären Verwaltertätigkeit mit der Bitte, diese ausgefüllt und unterschrieben an uns zurückzusenden. Den Vordruck finden Sie ebenfalls zum Download auf unserer Homepage zur Weiterleitung z. B. an Ihre Mieter oder Bevollmächtigten.

Mit freundlichen Grüßen

Tanja Seuser

SeuserImmo GmbH